ADMINISTRASI UMUM_MEMAHAMI ADMINISTRASI (1)

Agustus 03, 2020

ADMINISTRASI UMUM_MEMAHAMI ADMINISTRASI (1)

Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarokatuh...

Alhamdulillah, tentunya syukur kepada Allah senantiasa kita panjatkan, karena kita sampai saat ini senantiasa diberikan kesehatan dan keselamatan, sehingga kita masih dapat senantiasa mengikuti kegiatan pembelajaran meskipun dengan cara Daring (Dalam jaringan).

Pesan bu Ratna, tetap jaga kesehatan, disiplin protokol kesehatan; pakai masker, jaga jarak dan selalu cuci tangan.

Baik, untuk saat ini bu ratna akan mengawali kegiatan pembelajaran pertama dengan materi yang pertama yaitu MEMAHAMI ADMINISTRASI.

Sebagai siswa jurusan OTKP (Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran), tentunya kalian harus faham apa itu Administrasi??? dan seperti apa sih administrasi itu????

Baik, untuk itu simak materi berikut:

BAB I

MEMAHAMI ADMINISTRASI

A. Pengertian Administrasi

Administrasi itu sendiri berasal dari bahasa Latin yang terdiri atas kata Ad yang bermakna penekanan secara intensif, dan ministrare yang berarti melayani, membantu, atau memenuhi. Jadi Istilah ini merujuk pada suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan yang seharusnya dilakukan secara intensif

Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

Dalam arti sempit, berasal dari bahasa Belanda : "Administratie", yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works ( FX.Soedjadi, 1989).

Dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration", yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan ( S.P. Siagian, 1973)

Berikut beberapa pengertian administrasi menurut para ahli :

· Proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

· Kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

· Bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

· Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi, sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Fayrol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan.

Salah satu bentuk rumusan pengertian secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan : bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya "Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen" , istilah ini mengandung maksud suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Baik dalam pengertian luas maupun sempit, didalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi dapat diambil benang merah, bahwa administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

Gambar 1.1 Contoh aktivitas di bidang Administrasi

Gambar 1.2 Contoh aktivitas pelayanan

B. Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi tentu diperlukan dalam memahami lebih dalam mengenai arti dan peran dari administrasi itu sendiri. Pada dasarnya di dalam unsur administrasi ada beberapa hal yang secara mutlak harus ada. Seperti misalnya sekelompok manusia dan adanya kerja sama serta adanya tujuan tertentu dari administrasi tersebut. Suatu administrasi pada dasarnya memang diadakan untuk membantu suatu perusahaan dalam mencapai tujuan tertentu. terlebih lagi jika Anda memiliki kantor atau perusahaan maka sudah seharusnya administrasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan. Adaministrasi perlu dilakukan untuk mempermudah pengawasan dan evaluasi kinerja sehingga tujuan dari perusahaan bisa tercapai dengan optimal.

Unsur administrasi tersebut ada 8:

1. Organisasi

Salah satu unsur-unsur administrasi yaitu organisasi yang merupakan sekumpulan beberapa orang untuk saling bekerja sama dengan memanfaatkan sumber daya yang telah ada.

Di dalam organisasi ini terdapat berbagai kegiatan yang saling berhubungan dengan adanya pengaturan dan penyusunan serta pembagian tugas dari suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tentunya di dalam melaksanakan tugas administrasi terdapat organisasi di dalamnya.

Dengan kata lain organisasi merupakan sekumpulan dari para pelaksana administrasi yang di dalamnya terdapat beberapa orang untuk saling membantu melaksanakan tugas administrasi.

2. Manajemen

Manajemen pada dasarnya memiliki arti sebagai proses pengaturan terhadap sesuatu yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau sekelompok orang. Kegiatan manajemen ini tentu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam suatu administrasi sudah tentu di dalamnya terdapat suatu proses manajemen yang dilakukan oleh beberapa orang agar proses administrasi bisa berjalan secara efektif. Kegiatan manajemen itu sendiri diharapkan agar dapat mendorong setiap orang untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama. Kegiatan manajemen juga berkaitan dengan adanya dorongan bagi semua orang untuk menggunakan semua fasilitas yang ada dengan sebaik-baiknya agar tujuan dapat tercapai.

3. Komunikasi

Suatu administrasi akan berjalan dengan baik dan lancar jika didalamnya terdapat komunikasi yang baik antara beberapa orang yang terlibat pada kegiatan administrasi tersebut. Komunikasi memiliki arti sebagai suatu kegiatan penyampaian informasi kepada pihak lainnya. Penyampaian informasi yang dimaksud dalam hal ini antara lain berupa ide atau gagasan dan segala pesan yang ingin disampaikan dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya saja melalui bahasa lisanatau verbal dan juga melalui tulisan. Komunikasi juga dapat dilakukan degan menggunakan bahasa tubuh.

4. Kepegawaian

Suatu kegiatan administrasi sudah tentu melibatkan peran dari para pegawai. Para pegawai inilah yang akan melakukan seluruh tugas administrasi sehingga pencapaian tujuan perusahaan bisa tercapai. Kepegawaian memegang peranan penting pada suatu perusahaan. Pegawai atau tenaga kerja tentu terlibat ke dalam suatu organisasi untukselanjutnya secara bersama-sama melakukan tugas administrasi demi kemajuan perusahaan. Proses kepegawaian dalam suatu organisasi umumnya dimulai dari tahap penerimaan dan pengangkatan serta penempatan. Selanjutnya para pegawai akan menerima bimbingan dan pengarahan. Pada akhirnya pegawai akan mengalami proses pemberhentian atau mungkin pensiun.

5. Keuangan

Keuangan juga menjadi hal yang penting dan perlu diperhatikan dalam unsur-unsur administrasi. Dalam hal ini segala sesuatu yang berhubungan dengan pembiayaan di dalam hubungan kerja sama berarti menjadibagian dari keuangan. Ada beberapa aktivitas yang menjadi bagian dari keuangan seperti misalnya prosesperolehan biaya dan pengelolaan biaya. Termasuk pula di dalamnya pertanggungjawaban biaya serta penentuan berbagai sumber biaya danlain sebagainya. Tentunya setiap kegiatan yang berhubungan dnegan pembiayaan dan keuangan tersebut berkaitan dengan tugas administrasi.

6. Perbekalan

Yang dimaksud dengan kegiatan perbekalan disini adalah kegiatan yang berhubungan dengan segala perlengkapan dan peralatan yang diperlukan oleh suatu organisasi. Misalnya saja seperti kegiatan pengadaan barang dan penyimpanan barang serta pemusnahan berbagai barang yang sekiranya tidak dibutuhkan. Perbekalan turut menjadi suatu hal yang penting baik dalam kegiatan administrasi dan dalam organisasi. Kegiatan perbekalan sendiri membutuhkan adanya administrasiyang baik agar segala kegiatan yang berhubungan dengan barang bisa dilakukan dengan langkah yang tepat. Organisasi yang melakukan kegiatan administrasi sudah tentu diharuskan memahami alur penyediaan barang mulai dari penyediaannya hingga pemusnahannya dengan benar.

Gambar 1.3 contoh perbekalan kantor

7. Tata Usaha

Seringkali kegiatan unsur-unsur administrasi dikaitkan dengan kegiatan tata usaha. Bahkan kegiatanadministrasi seringkali disamakan dengan kegiatan tata usaha walaupun sebenarnya ada perbedaan di antara kedua istilah tersebut. Pengertian tata usaha dalam suatu administrasi yaitu kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan atas suatu penyelenggaraan usaha. Kegiatan tata usaha ini antara lain meliputi kegiatan pencatatan dan penyimpanan serta pengiriman.Tidak hanya itu saja tetapi masih banyak kegiatan lainnya yang menjadi bagian dari tata usaha. Kegiatan tata usaha umumnya disebut pula dengan istilah office work yang biasanya dilakukan di dalam kantor. beberapa orang juga menyebutnya dengan istilah back office yang berkaitan dengan seluruh kegiatan administrasi di dalam kantor atau perusahaan.