MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT (TELECONFERENCE)
Pengertian Rapat
Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan bersama.
Jenis-Jenis Rapat
1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
- Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
- Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
- Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.
2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
- Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
- Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
- Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
- Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
- Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
- Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
- Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
- Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.
4. Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya
- Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.
- Rapat Incidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.
Tujuan Rapat
- Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
- Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
- Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
- Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
- Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
- Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
- Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.
Rapat TeleconferenceTeleconference adalah komunikasi langsung antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Teleconference dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.
Jenis-Jenis Teleconference1) Audio Conference
Audio Conference atau disebut juga conference call merupakan percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
Conference call merupakan jenis telekonferensi yang paling populer karena memiliki kelebihan, antara lain :
1) Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa, tanpa perlu software tambahan
2) Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan
3) Tanpa perlu koneksi internet yang cepat.
Untuk melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge (peralatan khusus yang menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu) yang disediakan oleh provider conference call.
2) Video Conference
Video Conference merupakan teknologi komunikasi yang memungkinkan terjadinya komunikasidari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar, video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Service Digital Network).
Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal, antara lain :
1) Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (mikrofon), dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN, dan Internet).
2) Biaya untuk sarana dan prasarana video conference yang relatif mahal.
Contoh Aplikasi
1) Google Hangouts
2) Skype
3) Zoom
3) Web Conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars merupakan fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data streaming (aliran data) lebih lengkap, dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.
Komentar
Posting Komentar