MATERI SARPRAS_JENIS-JENIS PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA KANTOR

 JENIS-JENIS PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA KANTOR

Pemeliharaan dilakukan agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan atau hambatan, maka barang-barang tersebut perlu dirawat secara baik dan terus-menerus untuk menghindarkan adanya unsur-unsur pengganggu atau perusak. Dengan demikian kegiatan rutin harus dilakukan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula (running well).

 Pemeliharaan dapat dibagi menjadi :

1.      Berdasarkan kurun waktu

      Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan, dengan dua cara :

a.       Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan atau sesudah dipakai). Dilaksanakan oleh pengawai yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu, misalnya pengemudi mobil pemegang mesin TIK, mesin stensil dan sebagainya, harus memelihara kebersihan dan memperbaiki kerusakan-kerusakan kecil.

b.      Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3 bulan sekali dan sebagainya (seperti mesin tulis) atau setelah jarak tempuh tertentu (kendaraan bermotor) atau jam pakai tertentu (mesin statis) dapat dilakukan sendiri oleh pemegangnya atau penanggung jawabnya atau memanggil ahli untuk melakukannya.

2.      Umur penggunaan barang pada instansi dapat dilihat dari dua aspek :

a.       Usia barang secara fisik

Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaaannya. Untuk peralatan dan mesin kondisi usang itu sangat relativ, karena itu perlu disepakati batas-batasnya.

b.      Usia barang secara administratif

Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui barang yang keadaanya secara fisik telah 0%, sebab kalau terjadi hal yang demikian jelas telah mengganggu kelancaran kegiatan dalam organisasi, oleh karena itu biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya lebih kurang dari 50% sudah diusulkan untuk dihapuskan karena hanya akan mempersempit ruangan saja dan biaya perawatannya juga akan lebih besar. Masa pemakaian barang yang berwujud seperti kendaraan dinas selama 5 atahun.

c.       Pemeliharaan dalam aspek hukum

Ditujukan untuk memperjelas dan mempertegas kepemilikan barang sehingga tidak dapat diganggu oleh pihak lain. Pemeliharaan seperti ini dapat berbentuk:

1)      Pengurusan sertifikat  kepemilikan tanah;

2)      Surat izin mendirikan dan penggunaaan barnag bangunan;

3)      Pengurusan STNK dan BPKB pada kendaraan bermotor dan suart-surat lainnya.

3.      Pemeliharaan dari segi penggunaan

      Barang yang digunakan harus sesaui dengan fungsinya sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut. Misal : penggunaan komputer yang digunakan untuk keperluan kantor, bukan untuk yang lainnya. Penggunaan barang pada umumnya dibedakan pada dua hal, yaitu : memperlakukan dan menjalankan. Istilah-istilah ini dalam kegiatan sehari-hari kadang kita campuradukan pengertiannya karena dalam kenyataannya ada alat-alat yang tidak pernah dijalankan tetapi digunakan seperti penggaris, papan tulis, pensil, dan sebagainya.

      Berdasarkan hal tersebut perlu disepakati perbedaan antara menggunakan, memperhatikan, dan menjalankan. Menggunakan  adalah pengertian secara umum untuk memanfaatkan suatu barang. Memperlakukan adalah pengertian secara khusus dalam menerapkan suatu metode untuk menggunakan barang secara langsung atau tidak, yang dipengaruhi oleh selera pribadi barang. Sedangkan menjalankan adlah pengertian secara khusus yang diterapkan pada barang yang struktur intern fisiknya ada yang bergerak atau barang itu seluruhnya bergerak.

4.      Pemeliharaan menurut keadaan barang

      Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang dilakukan terhdapa barang habis pakai dan barang tak habis pakai.

a.       Pemeliharaan barang habis pakai

Pemeliharaan ini merupakan penyimpanan sebelum barang tersebut dipergunakan.

b.      Pemeliharaan barang tahan lama

Bahan tahan lama dapat dikelompokkan menjadi :

1)      Mesin-Mesin

Mesin-mesin memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari dilakukan oleh pengawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab terhadap alat-alat tersebut. Contoh pemeliharaan pada mesin-mesin yang dimiliki :

a)      Mesin Tulis

Pemeliharaan sehari-hari untuk mesin tulis dapat dilakukan dengan membersihkan debu dan kotoran lain yang melekat, memeriksa pita mesin apakah masih dalam keadaan baik atau sudah rusak, setiap habis dipakai, dibersihkan huruf-hurufnya dan mesin ditutup kembali dengan tutup yang tersedia. Sedangkan pemeliharaan berkala dapat dilakukan apabila mesin setiap hari dipakai terus-menerus, sekurang-kurangnya sebulan sekali diminyaki dengan minyak pelumas yang biasa digunakan untuk mesin tulis, apabila pita mesin sudah tidak nyala lagi agar segera diganti, sekurang-kurangnya 6 bulan sekali direparasi oleh tenaga ahli, jika ada kerusakan pada komponen-komponennya, perlu diperbaiki oleh tenaga ahli.

b)      Mesin stensil

Dibersihkan setiap selesai dipakai, mengganti peralatan yang rusak, sekurang-kurangnya sebulan sekali diadakan pengecekan peralatan, setiap 6 bulan sekali direparasi.

c)      Mesin Hitung

Pemeliharaan berkala untuk mesin hitung dapat dilakukan dengan mengganti kertas strook jika habis, sekurang-kurangnya setiap bulan sekali diadakan pengecekan keadaan peralatannya, pelaksanaan pemeliharaan berkala sesuai dengan petunjuk dari pabriknya.[5]

2)      Kendaraan

Untuk kendaraan bermotor diperlukan pemeliharaan sehari-hari, berkala dan perbaikan terhadap kerusakan seperti:

a)      Membersihkan kendaraan  

b)      Memeriksa air radiator

c)      Memeriksa minyak motor

d)     Memeriksa dan membersihkan air accu

e)      Jika terdapat suatu kerusakan, melaporkan ke unit yang mengurus kendaraan untuk mendapat perbaikan.

3)      Buku-buku

Pemeliharaan terhadap buku-buku dilakukan setiap hari secara berkala, dilakukan dengn cara penyemproyan obat anti hama untuk waktu-waktu terrentu.

4)      Alat-alat laboraturium

Pemeliharaan alat-alat laboraturium dilakukan setiap hari untuk sebagian memerlukan pemeliharaan berkala.  Khusus untuk alat-alat yang mudah pecah harus ddiperhatikan penempatan alat-alat tersebut denagn cara membuatkannya kotak-kotak khusus, kewajiban terhadap pemeliharannya dilakukan oleh tenaga teknis dan bukan tenaga administratif.

5)      Gedung-gedung

Pemeliharaan gedung dilakuakan setiap hari dengan cara melakukan pembersihan, perbaikan berkala dilakukan setiap tahun dilakukan pengapuran dan perbaikan terhadap kerusakan.  Perbaikan terhadap kerusakan dilakukan dengan cara perbaikan ringan yaitu terhadap kerusakan kecil-kecil dan perbaikan berat dilakukan seperti rehabilitasi.  Perbaikan sehari-hari dan berkala, perbaikan ringan dibebankan pada anggaran rutin, dan rehabilitasi biayanya pada anggaran pembangunan.

Pemeliharaan gedang disekolah menjadi tanggung jawab kepala sekolah.  Penjaga atau pesuruh sekolah adalah orang yang bertuagas sehari-hari dalam memelihara kebersihan, keamanan, dan berada dibawah pengamatan.

6)      Pemeliharaan ruang kepala sekolah

Petugas kebersihan yang melakukan kebersihan, sedangkan yang menjaga kebersihan semua unsur yang ada dilingkungan sekolah.   Ruang kepala sekolah harus selalu bersih dan terpelihara, terjaga kebersiahnnya, kerapihan, keindahan, dan keharumanya.

7)      Pemeliharaan ruang kelas

Pemeliharaan ruang kelas dilakukan dangan cara :

a)      Setiap kelas dibentuk tim piket kelas yang secara bergiriran bertugas setiap hari membersihkan kelas.

b)      Setiap tim piket yang bertugas menyiapkan dan memelihara perlengkapan kelas yang terdiri dari  penghapus papan tulis, sepidol/kapur, taplak meja, sapu, tempat sampah.

8)      Pemeliharaan tanah

Pemeliharaan tanah berupa pemugaran, pemberian tanda batas dan pembersihan.  Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan prasarana itu siap pakai dalam proses kegiatan belajar dan mengajar.  Pelaksanaan pemeliharaan tanah juaga meliputi pemeliharaan halama sekolah. Yang termasuk halaman sekolah yaitu :

a)      Pagar sekolah

Pagar sekolah dibuat agar tidak membahayakan peserta didik, pagar besi tidak runcing, tingginya kurang lebih 110-140 cm.

b)      Taman sekolah

Penanaman dan pengaturan pohon, rumput, dan bunga-bunga di sesuaikan dengan lokasi yang tersedia.  Kepala sekolah dapat juaga meminta bantuan tau petunjuk dari dinas pertamanan mengenai pembinaan taman sekolah.

c)      Tempat upacara

Taman sekolah hendakanya dialas denagn semen/aspal agar  pada musim hujan tidak becek dan tidak berdebu pada saat musim panas.

d)     Lapangan olahraga

Penggolongan Pekerjaan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

            Pekerjaan Pemeliharaan dapat dibedakan sebagai berikut :

1.      Perawatan terus-menerus (teratur, rutin)

      Perawatan terus menerus atau pemeliharaan rutin ialah pemeliharaan yang dilakukan setiap kurun waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan dan triwulan bahkan tahunan. Pemeliharaan rutin bertujuan untuk menjaga sarana dan prasarana agar tetap dalam kondisi nyaman dan bertahan lama.

      Kegiatan pemeliharaan rutin dapat menjadi srana guru dalam mendidik karakter siswa sesuai dengsn nilai-nilai universal nilai-nilai yang dapat diharapkan muncul dalam diri siswa diantaranya, peduli lingkungan, tanggung jawab dan disiplin. Karakter peduli lingkungan dapat muncul dalam diri siswa jika dibiasakan untuk menjaga kebersihan dan memelihara lingkungan sekolah agar tetap sehat nyaman untuk beraktifitas. Karakter bertanggung jawab dapat muncul dengan menyadarkan kepada siswa rasa memiliki terhadap sekolah harus dimiliki oleh seluruh warga sekolah. Sementara karakter disiplin muncul melalui penjadwalan dan pengawasan piket pemeliharaan sekolah.

      Daftar kegiatan pemeliharaan rutin untuk menjaga sarana dan prasarana tetap dalam keadaan baik sebagai berikut:

a.       Sapu dan pel lantai ruang-ruang sekolah dan bagian beranda setiap hari supaya kebersihan tetap tejaga;

b.      Pelihara kebersihan dinding dari kotoran atau gangguan sayap dan serangga lainnya;

c.       Setelah selesai kegiatan belajar mengajar periksalah kondisi seluruh bagian bangunan sekolah serta kamanannya;

d.      Bersihkan WC setiap hari dengan menggunakan sikat dan air bersih;

e.       Jika terdapat wastafel dan saluran pembuangan lainnya sebaiknya dibersihkan setiap hari;

f.       Perksa dan rawaat seluruh komponen-komponen gedung, beri pelumas pada engsel daun pintu dan jendela,  dan lain-lain secara teratur;

g.      Periksa dan rawat peralatan dan perlengkapan kebersihan setiap hari;

h.      Potong dan rapihkan rumput yang tumbuh disekeliling bangunan setiap hari;

i.        Bersihkan dan periksa parit/ saluran pembuangan air disekeliling sekolah setiap minggu;

j.        Kumpulkan sampah yang ada, bakar sampah-sampah tersebut pada tempat sampah setiap hari atau setiap minggu (tergantung banyaknya sampah) dan timbun abuya.[6]

2.      Perawatan berkala

      Perawatan berkala bertujuan untuk merawat sekaligus memperbaiki jika ada kerusakan agar saran adan prasarana dapat berfungsi kembali sebagaimana mestinya. Kegiatan perawatan dapat silakukan oleh warga sekolah sendiri, tetapi untuk perbaikan dilakukan oleh diluar warga sekolah.[7]

      Kegiatan perbaikan misalnya seperti :

a.       Perbaikan atau pengecatan kusen-kusen, pintu, tembok dan komponen bangunan lainnya yang sudah terlihat kusam;

b.      Perbaikan mebeulair (lemari, kursi, meja, dll) serta pengecatan ulang;

c.       Pengecatan terhadap keamanan sarana bermain atau tempat upacara;

d.      Perbaikan genteng rusak/pecah sehingga terjadi kebocoran;

e.       Pelapisan plesteran pada tembok yang retak atau terkelupas;

f.       Pembersihan dan pengeringan lantai halaman atau selasar yang terkena air hujan/air tergenang.

3.      Perbaikan darurat

a.       Dilakukan terhadap kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan berbahaya/merugikan apabila tidak diantisipasi secepatnya;

b.       Perbaikan bersifat sementara harus cepat selesai.

4.      Perawatan preventif

      Perawatan adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan sarana dan prasarana tidak bekerja dengan normal dan membantu agar sarana dan prasarana dapat aktif bekerja sesuai dengan fungsinya.

      Pekerjaan yang tergolong perawatan preventif adalah melihat, mengecek, menyetel, mengkalibrasi, meminyaki, penggantian suku cadang dan sebagainya. Sebagai ilustrasi pekerjaan perawatan preventif dapat digambarkan sebagai berikut: Atap bangunan yang salah satu gentengnya lepas atau bocor akibat hujan apabila tidak segera diperbaiki akan menimbulkan kerusakanpada bagian bangunan yang lain seperti kasau, reng, kerangka kuda-kuda, plafon dan isi ruangan akan cepat rusak. Oleh karena itu, perlu dilakukan perawatan preventif.

      Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

a.       Menyusun program preventif di sekolah;

b.      Membentuk tim pelaksana perawatan preventif di sekolah yang terdiri atas: Kepala sekolah, Wakil kepala sekolah, Kepala Tata Usaha dan Wakil BP3;

c.       Menyiapkan jadwal tahunan kegiatan perawatan untuk setiap tahun peralatan dan fasilitas sekolah;

d.      Menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian di sekolah;

e.       Memberi penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka meningkatkan kesadaran dalam merawat sarana dan prasarana sekolah.

     Program perawatan preventif adalah tindakan perawatan yang dilakukan secara periodik dan terencana untuk merawat fasilitas fisik sekolah, dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan, membantu ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan, terjalin keselamatan SDM yang menggunakan sarana dan prasarana tersebut.

(Sumber: http://ratnasari15.blogspot.com/2016/03/pemeliharaan-sarana-dan-prasarana.html)